אירועים עסקיים

הכל על אירועים עסקיים

הפקה ותכנון אירוע עסקי

הפקת אירועים עסקיים איננה דבר פשוט. בטרם מפיקים את האירוע, חשוב מאוד לאפיין את מטרתו, את המסרים השיווקיים שיעלו במהלכו וכיצד יש להעלות אותם בצורה חכמה. כמו כן, יש לאפיין את קהל היעד הרלוונטי שיגיע לאירוע ולבחור את המקום האידאלי לאירוע זה. המקום עבור האירוע העסקי חייב להיות תואם הן עבור כמות האנשים שעתידים להגיע לאירוע זה והן מבחינת התפאורה והעיצוב שלו. ככל שהמקום יהיה יותר אטרקטיבי ותואם לאירוע העסקי, כך ישנו סיכוי גבוה יותר שאירוע זה יממש את המטרות שלו בצורה הטובה ביותר.

 ארגון אירועים עסקיים – כלים שימושיים

• תכנון מקדים – את כלל האירועים מרכיבים פריטים רבים עליהם יש לחשוב מבעוד מועד. יש לוחות זמנים לעמוד בהם, התחשבות בגורמים רבים, לקיחת סיטואציות שונות בחשבון (כמו מזג האוויר, תקלות טכניות), הבנה של קהל האורחים ומה לא? לשם כך, חשוב לרדת לפרטים הקטנים ביותר כבר בשלבי התכנון.
• בחירת מיקום נוח – אחד מהדברים החשובים ביותר שיש לשים עליו דגש בתכנון אירועים עסקיים, הוא המיקום. מיקום גאוגרפי הוא דבר חשוב, מכיוון שבחירת מיקום מרכזי ונוח להגעה מכל מקום בארץ, יגדיל את הסיכויים שכל המוזמנים אכן יגיעו לאירוע.
• מקום בהתאם לסוג האירוע – המקום לאירוע ייבחר בהתאם לסוג האירוע העסקי. במידה ומדובר באירוע עסקי רשמי יותר מבחינת התוכן, יש לבחור במקום התואם את האווירה.
• כמות המוזמנים – פרמטר חשוב הוא כמות המוזמנים שלכם. יש להעריך בצורה הכי מדויקת שניתן כמה אנשים צפויים להגיע לאירוע העסקי. זאת כדי שתוכלו לבחור במקום עם האפשרות לאכלס את כל האורחים בצורה נוחה, נעימה ואיכותית.
• תקציב – יש לזכור שאירוע עסקי איננו כולל רק את המקום בו הוא ייערך. ישנן עוד מספר משתנים שיש לקחת בחשבון כאשר בוחרים את התקציב הכולל לאירוע ולפעול בהתאם לסכום שהוקצה עבור כך.
• מקומות חנייה – על מנת שהאירוע יתחיל בצורה טובה ונעימה, חשוב שהאורחים לא יכנסו אליו בחוסר מצב רוח בשל בזבוז זמן על חיפוש חנייה לרכב.
• חברה מקצועית – כיום ניתן למצוא מגוון חברות המציעות שירותי הפקת אירועים עסקיים. אם אין לכם את הזמן או היכולת לתכנן ולהפיק את האירוע באופן עצמאי, בהחלט כדאי לבחור בחברה העוסקת בתחום הפקת האירועים, אשר תסייע לכם לארגן את האירוע העסקי שלכם באופן מדויק ואיכותי.
• שירותים נוספים – חשוב לבדוק במקום שבו אתם עתידים לערוך את האירוע, אילו שירותים המקום מספק מלבד המקום עצמו. האם הוא מספק שירותי דקורציה, וידיאו, קייטרינג ועוד.
• תוכן איכותי – כדי להוסיף ערך מוסף לאירוע העסקי שלכם, ניתן לשלב פעילות מרתקת ומהנה שתשתף את כלל האורחים. כיום ישנן חברות המתמחות בדיוק בפעילויות כאלו. מומלץ לבחור בחברה מקצועית שתספק פעילות מרתקת ומהנה שתהפוך את האירוע העסקי שלכם לטוב ואיכותי הרבה יותר. אחד מהפעילויות היותר מהנות שיכולות להתאים בצורה הטובה ביותר לאירועים עסקיים גדולים וגם עבור אירועים עסקיים קטנים, הוא קופסת בריחה המתבססת על משחק הבריחה המוכר לכולם.